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印信使用管理办法
2016-03-31 14:16:02 来源: 作者: 【 】 浏览:1118次 评论:0

学院印信是学院职权的合法代表,具有标志作用、法律作用和凭证作用。为保证学院公务活动的顺利进行,保障学院利益不受侵害,维护学院印章和介绍信的严肃性、规范性和有效性,进一步规范办事程序,提高工作效率,特制定本办法。

 

一、印章的刻制

 

(一)内蒙古师范大学鸿德学院各单位公章,均由学院办公室统一刻制,各单位不得私自刻制。

 

(二)各单位印章因长时间使用字迹模糊或因机构更改名称,需重新刻章的,应填写《内蒙古师范大学鸿德学院印章刻制申请表》(附件1),报学院办公室。新印章刻好后,各使用单位以旧换新,旧印章由学院办公室验收并留存印模,同时登记旧印章和新印章废止启用时间。

 

(三)对未经学院批准,擅自刻制印章者,给予行政处分,并收缴其非法刻制的印章;对伪造印章者,没收其伪造的印章,并视情节轻重,给予行政处分,直至追究法律责任。

 

二、印章的管理

 

(一)学院各单位印章应安排能坚持原则、办事公正、保密意识强、对工作认真负责、有高度组织纪律性的工作人员使用和管理。

 

(二)学院各类印章监印人必须亲自用印,用印前必须查证各级用印负责人的审批意见,审查用印文件的内容、格式,无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正、位置适当。

 

(三)凡单位撤销或作废的印章,必须由被撤销单位或使用单位交到学院办公室封存(留存印模,登记废止时间),无保存必要时由学院办公室统一销毁。

 

(四)印章丢失,须及时向学院办公室报告,登报声明作废。丢失印章和违反规定使用印章,应追究单位主要负责人和保管人员的责任。

 

(五)监印人应增强保密意识,严格遵守有关保密制度,对不便于公开的用印内容要做到严格保密。

 

三、用印管理

 

除学院有编号的红头文件用印不需要登记外,各单位及个人因公务需要使用学院印章的,均需填写《内蒙古师范大学鸿德学院用印审批表》(附件2),视用印事由,经逐级审批后到学院办公室加盖印章。

 

(一)需经由院长签批用印情况如下:

 

1.以学院名义签定的合同、协议、备忘录;

 

2.高等学校学生转学申请表;

 

3.毕业生毕业证、学位证;

 

4.学院及附属机构年度各类报表,涉及财务的有关对外统计数据、报表、报告等。

 

5.上报上级主管单位文件、资料;

 

6.银行抵押、担保。

 

(二)需经由分管院领导签批用印情况如下:

 

1.凡涉及师生科研申请表、鉴定证书、科技成果报送、各类奖状、荣誉证书、个人报奖、入伍参军、在校证明等用印,由申报单位负责人签字、盖章,分管院领导签批后,附明细材料后到学院办公室加盖院章。

 

2.凡涉及外事工作,包括自费出国留学、探亲、参会、访问、邀请函等用印,除单位负责人签署意见外,须交外事办审查并报请分管院领导签批,附明细材料后到学院办公室加盖院章。

 

(三)其他用印情况:

 

1.学生办理出国、留学手续的各类材料用印,毕业生须持有效证件(毕业证书、学位证书原件)到学院教务处提取在校成绩单复印件、学历证明等,并加盖教务处印章,学院不再用印。

 

2.校内教职工办理购房、购车贷款,需加盖院章的,应先到人事室办理工资证明等相关手续并如实填写表内信息后,经分管人事院领导签批后到学院办公室办理。

 

四、介绍信、证明书管理

 

(一)学院介绍信管理

 

学院各单位和教职工个人因公事或私事需开具学院介绍信或证明书(如出差、实习、调研等)的,应由所在单位做好签办单,经单位负责人及主管院领导签批后,到学院办公室开具学院介绍信。对于事关重大的学院介绍信,除履行上述手续外,须经学院办公室主任审核、院长签批。

 

(二)证明书管理

 

学生在校证明、成绩单等应按照教务处规定的统一格式填写,各系盖章后到教务处办理。学院不再出具相关证明。如必须加盖学院公章的,需由分管院领导签批后到学院办公室用印。

 

五、学院组织机构代码证、办学许可证、法人身份证复印件的使用

 

学院各单位及个人因公务需要使用学院组织机构代码证、办学许可证、法人身份证复印件的,须填写《内蒙古师范大学鸿德学院组织机构代码证、办学许可证、法人身份证复印件使用申请表》(附件3),逐级审批后,由学院办公室在复印件上注明用途并加盖公章方可使用。

 

本办法自发布之日起施行,由学院办公室负责解释。

 

 

附件:(1)内蒙古师范大学鸿德学院印章刻制申请表

 

     (2)内蒙古师范大学鸿德学院用印审批表

 

     (3)内蒙古师范大学鸿德学院组织机构代码证、办学许可证、法人身份证复印件使用申请表

 

 

 

 

 

 

附件1

 

内蒙古师范大学鸿德学院印章刻制申请表

 

 

申请单位

 

 

申请时间

 

年   月   日

 

申请人

 

 

联系电话

 

 

刻制印章事由

 

 

印章名称

 

(含蒙文)

 

 

本单位

 

负责人意见

 

 

签字:       (公章)

 

                                年   月   日

 

分管院领导

 

意见

 

签字:   

 

                                年   月   日 

 

学院领导

 

意见

 

签字:    

 

                                年  月  日

 

 

 

附件

 

内蒙古师范大学鸿德学院用印审批表

 

 

用印单位

 

 

用印时间

 

年  月  日

 

用印次数

 

 

用印种类

 

□ 钢  印

 

□ 红  印

 

□ 院长手章

 

经办人

 

 

用印事由

 

 

 

 

本单位

 

负责人意见

 

签字:         (公章)

 

年   月   日 

 

学院办公室

 

主任意见

 

签字:    

 

年   月   日 

 

分管院领导

 

意见

 

签字:   

 

年   月   日 

 

学院领导

 

意见

 

签字:    

 

  年  月  日

 

 

 

附件

 

内蒙古师范大学鸿德学院组织机构代码证、

 

办学许可证、法人身份证复印件使用申请表

 

 

申请单位

 

 

申请时间

 

年  月  日

 

申请人或经办人

 

 

联系电话

 

 

事  由

 

 

组织机构代码证

 

 需复印件   张

 

 需借用副本          借用期限:

 

 需借用正本          借用期限:

 

办学许可证

 

 需复印件   张

 

 需借用副本          借用期限:

 

 需借用正本          借用期限:

 

法人身份证

 

需复印件   张

 

申请单位

 

负责人意见

 

 

 

签字:       (公章)

 

                                    年  月  日

 

学院办公室

 

主任意见

 

 

签字:     

 

                                    年  月  日

 

分管院领导意见

 

 

签字:      

 

                                    年  月  日

 

学院领导

 

意见

 

签字:    

 

                                    年  月 日

 

 

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